Man kann aus verschiedenen Gründen ein Hotel buchen. Neben einem Urlaub oder der Geschäftsreise kommen auch betriebliche Gründe infrage. So benötigen einige Headhunter Hotelzimmer, um hier die Bewerber mit ihren späteren Arbeitgebern bekannt zu machen. Dazu kommen verschiedene Veranstaltungen wie die Show-Castings für das Fernsehen.
Um ein Hotel buchen zu können, benötigt der Gast ein Telefon oder einen Computer. Alternativ verwendet er sein Smartphone. Zahlreiche Online-Hotelportale haben sich in den letzten Jahren zunehmend als verlässliche Kommunikationsplattformen bewährt. Auf ihnen kann sich der Interessent einloggen und seine persönlichen und buchungstechnischen Angaben hinterlassen. Dazu zählt die Registrierung. Bei ihr gibt der Reisende seine persönlichen Daten wie seinen Namen, sein Alter sowie seine aktuelle Heimatadresse an.
Im nächsten Schritt wählt er das gewünschte Anreise- und Abreisedatum. Außerdem gibt er die Anzahl der Zimmer und die bevorzugte Kategorie an. Manche Interessenten benötigen Zimmer in den günstigen Preisgruppen, während andere die Luxusappartements bevorzugen. Neben der Anreise mit dem eigenen Auto oder der Bahn wählen anspruchsvolle Gäste den Transferservice, der sie vom Bahnhof oder dem Flugzeug abholt. Das Hotel verfügt entweder über eine eigene Abteilung oder arbeitet mit renommierten Anbietern zusammen.
Hat der spätere Gast diese Entscheidungen getroffen, kommt es auf das richtige Online-Portal an. Um sich seine Auswahl zu erleichtern, vertraut er auf die Bewertungen. Sie stammen von Kunden und renommierten Kritikern. Letztere buchen ein Zimmer in einem Hotel, um danach ihre zielgerichtete Beurteilung abzugeben.
Auf den Websites der zu buchenden Hotels befinden sich Links. Mit diesen lassen sich wiederum Landkarten öffnen, auf denen der Reisende seinen aktuellen Standort und die Entfernungen zu den gewählten Reisezielen einschätzen kann. Daneben findet er alternative Unterkünfte, die ihm einen ähnlichen oder besseren Service bieten können.
Ein weiterer Anhaltspunkt, der zum Hotel Buchen führt, ist die Küche. Hier können bis zu fünf Sterne vergeben werden, die jeweils von renommierten Kritikern kommen und direkt dem Chefkoch zuzurechnen sind. Neben dem Restaurant stehen in gepflegten Häusern noch eine Bar und Lounge bereit, in denen sich vornehmlich finanziell gut ausgestattete Gäste wohlfühlen dürfen.
Sobald die Reservierung rechtsverbindlich abgeschlossen wurde, erfolgt eine Bestätigung per Mail. An dieser Stelle lohnt sich eine Reservierung, da der Kunde alle Daten über sein internes Konto jederzeit abfragen kann. Einige Hotels verlangen darüber hinaus die Angabe einer Mastercard. Sie wollen sicherstellen, dass der Interessent tatsächlich anreist und das Zimmer nutzt.
Auf der Website des Hotels und dem Kundenkonto befinden sich außerdem Felder, in das der Kunde seine Wünsche und Mitteilungen eintragen kann. Dazu gehört auch die Möglichkeit, in einem kombinierten Vorgang mehrere Zimmer auf einmal zu buchen.
Wer für eine Tagung ein Hotel buchen möchte, kann meistens auf die Tagungstools für Seminare zurückgreifen. Für jede Veranstaltung benötigt der Leiter eine zielgerichtete Ausstattung, die sich auch am Niveau und der Anzahl der Teilnehmer orientiert. Neben den Projektoren und einer anspruchsvollen Bestuhlung werden in vielen Fällen Getränke und Speisen angeboten.